毎日時間に追われている割に、成果を挙げられたような気がしない。もしかしてそれ、スケジューリングがうまくいっていないのでは？
仕事をうまく回していく、というのは自己管理が大事なのですが、「振り回されている」と思ったときには、回しているのではなく、回されている状態。
ひとつひとつに目が行き届かなくなれば、効率も完成度も落ちる。これでは管理できている、とは言えません。
仕事を成功させる鍵は、時間管理にあります。うまくスケジュールを管理し、効率的に仕事をするために“スケジュール帳を活用する”という方法をご紹介します。
１、スケジュール帳には終えたことを書く
時間管理、とは言え、今の時代わざわざ手帳に予定を書き込む時間がもったいない！と思う方も多いでしょう。
そのため、これからの予定に関しては、スマートフォンでアラームをセットするなどして、どんどん予定をデジタル管理していくのが最善のやり方。
すぐに見れる上に管理もしやすく、訂正も追加も簡単で便利です。スケジュール帳に予定を書き込んでいるほど、優雅な時間の使い方はしていられません。
では、スケジュール帳はどう使うのか。実は、“終わったもの”に関して管理していくのがスケジュール帳の使い方。いわば簡易的な日記帳。
通常、仕事をしていると、「未来の予定」ばかり気になっていると思いますが、“終わったこと”を管理できるのが成功するためには重要です。
“今日は何ができたのか”や、“今日終わらせたことは何か”を端的に書き込んでいく。これが、明日の時間管理には必要です。
２、無駄を省く
なぜスケジュール帳で未来の時間管理をしないのか。「終わったことは過ぎたこと。もう終わったから見なくていい」と思ってしまいがちですが、過去にはヒントがたくさん残っています。
見なくてはいけないのが、「時間管理上出てしまった無駄」です。時間に追われてしまう原因はなんでしょうか。限られた時間内で処理できるタスクには限界があります。
これは、たとえば本を買う際に、すでに持っている同じ本をうっかり購入してしまわないようにするためのもの。
スケジュール帳に、“終えたもの”を書くことで、過去を整理でき、「終わったことだ」と自覚させるために有効な手段です。
また、持ち歩くことで頭には入りきらない過去の記憶のヒントを持っている、という安心感にも繋がるので、余計な思考に頭の領域を使用しなくてもいいようになります。
３、仕事の成功と時間管理
仕事を「頑張る」と言いますが、どこで頑張ってどこで休むのか、という管理をすることの方が実は重要だったりします。
２４時間ずっと力んでもいられませんし、突然急な仕事が入ったり、トラブル処理に追われることもあるからです。
時間管理とは、ギチギチに予定を組むことではない、ということは社会人の皆さんはよくご存知だと思います。
ある程度余裕を持って組み立てて行くのが理想ですが、そうも行きません。また、チャンスやタイミングはいつやってくるかわかりませんから、来たものは逃したくないと思うでしょう。
時間管理とはいわば、“自分をニュートラルに戻す癖をつけること”です。そのためのスケジュール帳活用であり、過去の管理です。
追いかけられて疲れた、予定に振り回されている、と思ったら、１日５分でも構わないので、スケジュール帳の今日の１日の部分に、“今日やったこと”を書き込んでみましょう。
「何かやっていないと不安だ」という気持ちは、満腹感を得られないからと言って間食してしまうのと同じ。
「今日はこれだけのことをやった、だから大丈夫だ」と目で見てわかるように、“こなしたタスクを可視化する”ことで時間管理をしてみましょう。
